Wat het kost om offertes te automatiseren, en wanneer het niet loont

Als ik een offerte-automatisering heb laten zien, komt de vraag wat het kost meestal binnen een minuut. Terecht, en toch is het een lastige vraag om eerlijk te beantwoorden zonder uw situatie te kennen. Niet omdat de posten onduidelijk zijn, die zijn er maar drie, maar omdat de uitkomst bijna volledig wordt bepaald door twee dingen die u wel weet en ik niet: hoe vaak u een offerte maakt, en hoeveel van uw eigen vakkennis er per offerte in gaat zitten.

Wat ik wel kan doen, is de posten benoemen en de som opschrijven die u zelf kunt maken. Dan kunt u voordat u met mij of met iemand anders praat al bepalen of dit voor u de moeite waard is. Ik zeg er meteen bij: bij een deel van de bedrijven die het mij vragen, is het antwoord nee.

De drie posten, en niet meer dan die drie

De eerste post is de bouwtijd, en die is eenmalig. Dat is het werk om uw aanvraag in te lezen, uw tarieven en voorwaarden erin te verwerken, de opmaak in uw huisstijl te zetten en er een werklijst omheen te bouwen waarop u elk concept goedkeurt. Deze post is verreweg de grootste, en hij schaalt niet met het aantal offertes dat u daarna maakt: of u er tien per week doet of honderd, het bouwen kost hetzelfde.

De tweede post zijn de modelkosten. Elke keer dat er een offerte wordt opgesteld, gaat er tekst naar een taalmodel en komt er tekst terug, en daarvoor betaalt u per verwerkte hoeveelheid tekst. Reken dat na met de prijslijst van het model dat u kiest, die staat gewoon online. Voor een offerte van een paar pagina's praat u bij de gangbare modellen over centen per stuk, niet over euro's. In vrijwel elke berekening die ik maak is dit de kleinste post, en toch is het de post waar de meeste mensen zich zorgen over maken.

De derde post is beheer. Uw tarieven veranderen, uw voorwaarden veranderen, er komt een productgroep bij, en na een paar maanden blijkt een bepaald soort aanvraag structureel verkeerd te worden uitgelezen. Dat is geen storing, dat is onderhoud, en wie u dit verkoopt zonder die post te noemen, verkoopt u een half verhaal. Bij een goed afgebakende automatisering is het een paar uur per kwartaal, niet meer, maar het is nooit nul.

De som die u zelf kunt maken

Neem het aantal offertes dat u per week maakt. Neem daarnaast de tijd die er nu werkelijk in gaat zitten, en meet dat een week lang in plaats van het te schatten, want de schatting valt bij vrijwel iedereen te laag uit. Reken niet alleen het typen mee, maar ook het opzoeken van tarieven, het zoeken naar de vorige vergelijkbare offerte, en het moment waarop u de aanvraag opnieuw doorleest omdat er drie dagen tussen zat.

Vermenigvuldig die twee, vermenigvuldig met de weken dat u werkt, en zet er het uurtarief naast waarvoor u dat werk anders had kunnen doen. Dat is wat u nu jaarlijks aan offertes uitgeeft. Zet daar de bouwtijd naast, gedeeld door de jaren dat u verwacht dat de opzet meegaat, plus de modelkosten en het beheer. Als de eerste som ruim boven de tweede uitkomt, is er een gesprek te voeren. Komt hij er net boven, dan is het antwoord in de praktijk nee, want de winst valt weg tegen de moeite van het invoeren.

Let op wat er niet in die som staat: de omzet die u misloopt omdat een offerte drie dagen bleef liggen. Die post is echt, maar hij is niet betrouwbaar te becijferen, en ik reken liever niet met getallen die ik niet kan onderbouwen. Beschouw hem als de marge waarmee u een twijfelgeval de goede kant op kunt laten vallen, niet als het argument zelf.

Waar de bouwtijd in werkelijkheid in gaat zitten

Hier zit de grootste misvatting, en ze werkt in uw voordeel om te kennen. Het AI-deel, dus het uitlezen van een aanvraag en het invullen van een sjabloon, is niet het dure deel. Dat is inmiddels een tamelijk routineuze stap. Het dure deel zijn uw uitzonderingen: de staffel die alleen geldt bij afname boven een bepaalde hoeveelheid, de klant met een eigen prijsafspraak, het spoedtarief dat u soms wel en soms niet rekent, en de bepaling die u er sinds vorig jaar in zet maar niet in het oude sjabloon staat.

Elke uitzondering die u kunt benoemen, kan ik inbouwen. Elke uitzondering die alleen in uw hoofd zit en pas opduikt als het misgaat, kost twee keer zoveel. Daarom begin ik met een dagdeel meekijken en met een stapel van uw echte offertes van het afgelopen jaar, inclusief de rare. Dat dagdeel is de goedkoopste uren van het hele project.

Wanneer het niet loont

Bij lage aantallen. Maakt u een paar offertes per maand, dan wint u er te weinig mee terug, hoe soepel het ook loopt. Dan is een goed sjabloon met een paar slimme velden verstandiger dan een automatisering, en dat kost u een middag in plaats van een project.

Bij offertes die vooral vakinhoudelijk oordeel zijn. Als het echte werk bestaat uit inschatten hoe complex een klus wordt, dan neemt automatisering het opzoek- en typewerk eromheen weg, maar niet het denkwerk. De winst is dan reëel maar kleiner dan u hoopt, en ik zeg dat liever voordat u ervoor betaalt.

Bij een proces dat nog beweegt. Bent u net bezig uw prijsstructuur om te gooien, of verandert uw dienstenaanbod dit jaar nog, dan bouwt u iets vast dat volgende maand weer los moet. Eerst vastleggen, dan automatiseren.

En bij een probleem dat ergens anders zit. Soms is de klacht dat offertes blijven liggen, maar is de werkelijke oorzaak dat aanvragen in een gedeelde mailbox verdwijnen. Dan helpt het sorteren van die mailbox meer dan het automatiseren van het opstellen, en is dat ook nog eens sneller gebouwd.

De halve stap die vaak genoeg is

Als de som net niet uitkomt, is er een tussenvorm die weinig kost. Laat het systeem alleen de aanvraag uitlezen en de gegevens netjes in een formulier zetten: wie het is, wat er gevraagd wordt, welke hoeveelheden, welke termijn. De offerte maakt u daarna zelf, in uw eigen sjabloon. U wint dan het overtypen en het zoeken, en u houdt het oordeel volledig in eigen hand. Dat is een fractie van de bouwtijd, en het is bovendien de eerlijkste manier om te zien of het uitlezen bij uw aanvragen betrouwbaar genoeg is voordat u er meer op bouwt.

Waar het mij om gaat: dit is een rekensom en geen geloofskwestie. Als u de som maakt en er komt nee uit, dan hebt u dat zwart op wit en kunt u de vraag voor een jaar terzijde leggen. Dat is ook winst.

Bronnen

• Anthropic, prijzen per model (kosten per miljoen tokens) https://www.anthropic.com/pricing
• OpenAI, API-prijzen per model https://openai.com/api/pricing/
• Kamer van Koophandel, uurtarief bepalen als ondernemer (voor de tariefkant van de som)

Beeld: Eigen werk, Aether AI · Geen licentie van derden nodig

← Terug naar het logboek