Uit je systeem.In je huisstijl. Elke dag.
Certificaten, offertes, werkbonnen of rapporten die je nu met de hand in Word of InDesign vult. We koppelen ze aan het systeem waar de gegevens al staan en laten ze elke dag vanzelf ontstaan, in jouw huisstijl. Met een controle tegen de bron, zodat je weet dat er niemand ontbreekt.
Eerst bij ons.
Een opleidingsbedrijf maakte elk certificaat van deelname met de hand in InDesign. Nu leest een flow elke dag de aanwezigheid uit hun planningssysteem (alleen lezen, er wordt niets teruggeschreven), vult een sjabloon dat er precies zo uitziet als hun eigen certificaat, en zet de PDF klaar. Bij de controle tegen de bron bleek dat de eerste versie driekwart van de deelnemers oversloeg, door één schrijfwijze van achternamen. Na de fix: 35 verwacht, 35 gemaakt.
Herken je dit?
- 01De gegevens staan al in je planning of CRM, maar het document wordt toch overgetypt.
- 02Elk document is een kopie van het vorige, en een oude naam of datum glipt er een keer doorheen.
- 03Je weet niet zeker of iedereen zijn document heeft gekregen.
- 04Een nieuw systeem invoeren is geen optie, het huidige werkt prima.
Wat je krijgt.
- Een sjabloon dat er exact uitziet als je huidige document
- Een dagelijkse koppeling met je bestaande systeem die alleen gegevens uitleest: er wordt niets aan je systeem aangepast
- Controle tegen de bron: verwacht en gemaakt moeten gelijk zijn
- Geen dubbelen, ook als de flow een keer opnieuw draait
- Een concept-mail met het document erbij, versturen doe je zelf
Zelf bedienen zegt meer dan een beschrijving.
Maak de certificaten voor een fictieve groep deelnemers, eerst met de eerste versie en daarna na de controle. Let op de teller: verwacht en gemaakt moeten gelijk zijn. Dit is een demo op voorbeelddata, geen klantwerk.
Demo · vooraf klaargezet · illustratief · geen live model
Planningssysteem (alleen lezen)
| Achternaam, voornaam | Aanwezig |
|---|---|
| Berg, van den, Jeroen | 2 van 2 dagen |
| Yilmaz, Fatima | 2 van 2 dagen |
| Jansen, Lars | 2 van 2 dagen |
| Vries, de, Esther | 2 van 2 dagen |
| Haddad, Mohamed | 2 van 2 dagen |
| Bakker, Inge | 2 van 2 dagen |
| Smit, Tim | 1 van 2 dagen |
| Wit, de, Noor | 2 van 2 dagen |
| Mulder, Pieter | 2 van 2 dagen |
| Kok, Sofie | 2 van 2 dagen |
Het planningssysteem wordt alleen gelezen. Er wordt niets teruggeschreven.
Illustratieve demonstratie met vóóraf klaargezette voorbeelden. Geen live AI-aanroep en geen API-sleutel nodig; de antwoorden zijn vast en bevatten geen verzonnen cijfers of namen.
Vier stappen, in deze volgorde.
We kijken mee
We leggen je huidige document naast de gegevens in je systeem en kijken waar elk veld vandaan komt.
We bouwen ernaast
De koppeling leest alleen uit je systeem en schrijft er niets in. Stop je ermee, dan is er aan je systeem niets veranderd.
Jij houdt de laatste stap
Wat het systeem maakt, staat eerst als concept klaar. Pas als jij akkoord geeft, gaat er iets de deur uit.
We koppelen pas als het werkt
Blijkt het in de praktijk te kloppen, dan pas verbinden we het vast met je systemen.
Doorlooptijd: één tot drie weken voor een werkende eerste versie.
n8n · Gotenberg · HTML-sjablonen · REST/Webhooks · Python
Wat ons hierover gevraagd wordt.
V1Wordt er iets in mijn systeem veranderd?
Nee. De koppeling leest alleen gegevens uit. Er wordt niets teruggeschreven en er hoeft niets aan je systeem te worden aangepast.
V2Ziet het document er dan nog uit als het onze?
Ja. We bouwen het sjabloon na tot het niet van je huidige document te onderscheiden is: lettertype, logo, opmaak en tekst.
V3Hoe weet ik dat er niemand ontbreekt?
Bij elke run telt het systeem hoeveel documenten er hadden moeten komen en hoeveel er gemaakt zijn. Zijn die niet gelijk, dan hoor je dat meteen, met de namen erbij. Die telling vond bij het opleidingsbedrijf een fout die anders niemand had gezien.
V4Kan dit ook voor offertes?
Ja. Het patroon is hetzelfde: gegevens uit je systeem, een sjabloon in je huisstijl, een controle tegen de bron. Bij offertes komen je eigen tarieven en voorwaarden erin, en keur je elk concept goed voordat het verstuurd wordt.